Как не выходя из дома отправить заказное (официальное) письмо

Чтобы от любых документов был какой-либо толк, их необходимо юридически грамотно направить адресату. Например, в общих случаях не будет иметь правовой силы и не будет принят судом документ, направленный по электронной почте. Поэтому документы по старинке отправляют на почте заказными письмами либо вручают лично под роспись, что требует времени и не всегда удобно.

Однако прогресс не стоит на месте. В настоящей публикации мы расскажем о том, как можно быстро и просто, а главное не выходя из дома, направить любому гражданину или организации письмо, которое при этом будет иметь полноценную юридическую силу.

Сделать это можно с помощью сервиса Почты России «Электронные письма», который находится по адресу https://zakaznoe.pochta.ru/.

Сервис позволяет направлять документы электронным способом в виде PDF-файла объемом до 10 Мб. Сам документ должен быть формата А4 и иметь не более 19 страниц. Чего вполне хватает для направления стандартных обращений. В крайнем случае можно схитрить и на одной странице разместить 2 или даже 4 уменьшенных страницы текста документа, при условии что сохранится возможность их нормального чтения.

Отправленный файл документа поступает в центр гибридной печати, где оформляется в доставляемое получателю классическое письмо в бумажном конверте. Если адресат также зарегистрирован в сервисе, он получит электронное письмо моментально. Пересылка файлов осуществляется по защищенным каналам связи и Почта России гарантирует тайну электронных писем.

Для использования сервиса «Электронные письма» нужно иметь регистрацию на сайте gosuslugi.ru либо электронно-цифровую подпись, с помощью которых осуществляется авторизация на сайте, а также подтверждается авторство электронного письма и его юридическая сила.

Чтобы отправить электронное письмо на главной странице нужно кликнуть кнопку «Новое письмо», выбрать кому адресовано письмо (в организацию или частному лицу), заполнить три строчки формы с наименованием получателя, его и своего почтового адреса, а также загрузить файл с документом через кнопку «Загрузить письмо» или путем захвата мышкой и переноса файла в данное окно. При отправке писем юридическим лицам после ввода наименования их адрес автоматически подбирается по данным ЕГРЮЛ. Также в графе «Получатель» можно просто вставить ОГРН или ИНН юридического лица и система выдаст его фирменное наименование и официальный адрес место нахождения. Что очень удобно, если организация имеет двойников с таким же названием. Если получатель не идентифицируется или вводится неизвестный системе адрес, то его можно указать вручную, кликнув на окошко «Получатель» и нажав появившуюся кнопку ниже «Добавить получателя вручную».

Если поставить галочку «Электронное уведомление о вручении», то после получения письма получателем в систему будет загружен скан почтового уведомления с его подписью о вручении. Однако стоимость отправки письма в этом случае увеличится на 30 руб.

Минимальная стоимость отправки письма на момент написания статьи составляет 80,40 руб. и зависит от количества страниц документа, оплата производится с помощью банковской карты через интернет. Реквизиты карты удобно сохранить для быстрой оплаты последующих писем. Подтверждающий чек с почтовым идентификатором, по которому можно отследить доставку письма, направляется на электронную почту отправителя. Файлы отправленных писем сохраняются в разделе «Исходящие». Там же по ссылке на трек-номер можно одним кликом перейти на страницу отслеживания заказного письма со сведениями о его доставке адресату, а также скачать чек об оплате, скачать или поделиться отправлением.

Время отправления одного письма таким способом занимает от силы пару минут. Дополнительным плюсом является то, что отправляемый через систему «Электронные письма» документ подписывается электронно-цифровой подписью отправителя. Поэтому нет необходимости его распечатывать в бумажном виде, подписывать и сканировать, а можно сразу загрузить из компьютера в формате PDF. Соответственно, для отправки документа адресату можно обойтись только одним компьютером без принтера и сканера. Однако письма, направленные с помощью сервиса суду без графической подписи, могут быть не приняты. Поэтому суду рекомендуется отправлять электронно документы через ГАС «Правосудие».

В связке с формами документов «ЖКХформ» сервис электронных писем Почты России позволяет за считанные минуты подготовить и отправить официальный документ, поэтому рекомендуется к использованию.

2-я редакция от 11.04.2024, доп. и изм.

© А.О. Попов, юрист